會議策劃
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詳情介紹:
會議流程
一、溝通準(zhǔn)備：
就主辦單位的總體構(gòu)思和細(xì)節(jié)要求進(jìn)行認(rèn)真溝通，全方位考慮，按時(shí)做出2種以上合適的方案供選擇。
二、會議策劃：
根據(jù)主辦單位的會議要求，提供會議所選酒店情況、用餐地點(diǎn)、會場布置、交通工具、會務(wù)接待、設(shè)備租賃、考察線路等詳細(xì)描述。并對方案進(jìn)一步溝通，進(jìn)行可行性分析，力求達(dá)到主辦單位的預(yù)期效果。
三、實(shí)地考察：
根據(jù)需要安排主辦單位相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，對會議酒店、會議場地、接待流程、其他事項(xiàng)等進(jìn)行考察商榷，對方案中的不完善部分進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整，確認(rèn)彼此的分工。
四、合作確認(rèn)：
雙方對方案和流程彼此都無疑義，按照約定簽訂合作協(xié)議，以書面的形式確認(rèn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。
五、協(xié)議執(zhí)行：
協(xié)議簽訂后雙方嚴(yán)格按照約定執(zhí)行，保證會議各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。在協(xié)議簽訂后，如果主辦單位需要增加協(xié)議之外的服務(wù)視為協(xié)議的補(bǔ)充，需要再補(bǔ)簽協(xié)議，補(bǔ)簽協(xié)議是對原協(xié)議的擴(kuò)展，都是有效協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議也是有效的結(jié)算憑據(jù)。
六、會議結(jié)算：
會議結(jié)束后，承辦方財(cái)務(wù)將會議的相關(guān)單據(jù)分類、自審，做出明細(xì)賬目交主辦單位的負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)審核確認(rèn)，按照協(xié)議約定結(jié)清款項(xiàng)。
會議預(yù)算
會議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：
1、交通費(fèi)用
交通費(fèi)用可以細(xì)分為：
(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通
(2)、會議期間交通費(fèi)用——主要是會務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷攸c(diǎn)的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。
2、會議室/廳費(fèi)用
具體可細(xì)分為：
(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
(2)、會議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得適宜的性價(jià)比），否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
(3)、會場布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。
(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
對于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。
3、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。
4、餐飲費(fèi)用
會議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。
(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。
(4)、會場茶歇
此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
(5)、聯(lián)誼酒會/舞會
事實(shí)上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn)。
5、視聽設(shè)備
除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：
設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算
設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會展服務(wù)商代理
音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
c、演員及節(jié)目
通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。
d、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒
6、雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動處理。
那么，展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢？
展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用(如果有考察計(jì)劃的話)。
不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。
展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。
如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了——通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場地人流集中度及展覽時(shí)間(是否重要假日等)有關(guān)。
一、溝通準(zhǔn)備：
就主辦單位的總體構(gòu)思和細(xì)節(jié)要求進(jìn)行認(rèn)真溝通，全方位考慮，按時(shí)做出2種以上合適的方案供選擇。
二、會議策劃：
根據(jù)主辦單位的會議要求，提供會議所選酒店情況、用餐地點(diǎn)、會場布置、交通工具、會務(wù)接待、設(shè)備租賃、考察線路等詳細(xì)描述。并對方案進(jìn)一步溝通，進(jìn)行可行性分析，力求達(dá)到主辦單位的預(yù)期效果。
三、實(shí)地考察：
根據(jù)需要安排主辦單位相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，對會議酒店、會議場地、接待流程、其他事項(xiàng)等進(jìn)行考察商榷，對方案中的不完善部分進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整，確認(rèn)彼此的分工。
四、合作確認(rèn)：
雙方對方案和流程彼此都無疑義，按照約定簽訂合作協(xié)議，以書面的形式確認(rèn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。
五、協(xié)議執(zhí)行：
協(xié)議簽訂后雙方嚴(yán)格按照約定執(zhí)行，保證會議各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。在協(xié)議簽訂后，如果主辦單位需要增加協(xié)議之外的服務(wù)視為協(xié)議的補(bǔ)充，需要再補(bǔ)簽協(xié)議，補(bǔ)簽協(xié)議是對原協(xié)議的擴(kuò)展，都是有效協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議也是有效的結(jié)算憑據(jù)。
六、會議結(jié)算：
會議結(jié)束后，承辦方財(cái)務(wù)將會議的相關(guān)單據(jù)分類、自審，做出明細(xì)賬目交主辦單位的負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)審核確認(rèn)，按照協(xié)議約定結(jié)清款項(xiàng)。
會議預(yù)算
會議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：
1、交通費(fèi)用
交通費(fèi)用可以細(xì)分為：
(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通
(2)、會議期間交通費(fèi)用——主要是會務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷攸c(diǎn)的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。
2、會議室/廳費(fèi)用
具體可細(xì)分為：
(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
(2)、會議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得適宜的性價(jià)比），否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
(3)、會場布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。
(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
對于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。
3、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。
4、餐飲費(fèi)用
會議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。
(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。
(4)、會場茶歇
此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
(5)、聯(lián)誼酒會/舞會
事實(shí)上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn)。
5、視聽設(shè)備
除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：
設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算
設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會展服務(wù)商代理
音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
c、演員及節(jié)目
通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。
d、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒
6、雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動處理。
那么，展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢？
展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用(如果有考察計(jì)劃的話)。
不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。
展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。
如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了——通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場地人流集中度及展覽時(shí)間(是否重要假日等)有關(guān)。
